Conditions Générales d'Utilisation
1. Objet
Les présentes CGU ont pour objet de définir les conditions d'accès et d'utilisation de la plateforme LABOxIA by Smartisia, ci-après "LABOxIA".
LABOxIA est une solution SaaS professionnelle permettant notamment de structurer des processus métier, de créer des workflows, d'activer des modèles prêts à l'emploi, d'utiliser des assistants d'intelligence artificielle, de traiter des documents professionnels et de déclencher certaines automatisations.
Les conditions financières, abonnements, crédits d'usage, engagements, niveaux de service, facturation et résiliation commerciale relèvent de documents distincts, notamment des CGV, devis, bons de commande ou contrats d'abonnement.
2. Definitions
Pour l'application des présentes CGU, les termes ci-dessous ont la signification suivante.
Plateforme : ensemble des interfaces, modules, services, espaces, connecteurs et fonctionnalités accessibles vià LABOxIA.
Client : personne morale ou professionnel utilisant LABOxIA pour les besoins de son activite.
Utilisateur : personne physique autorisée par le Client a accéder à LABOxIA.
Administrateur : utilisateur disposant de droits etendus pour gerer l'espace du Client, les utilisateurs, les processus, les documents et les paramêtres.
Données Client : données, documents, fichiers, contenus, prompts, messages, historiques, formulaires, workflows et informations importés, créés ou traités par le Client ou ses utilisateurs.
Processus : workflow métier compose notamment de statuts, rôles, actions, règles, formulaires, paramêtres et validations.
IA : fonctionnalités d'intelligence artificielle integrees à LABOxIA, directement ou par l'intermediaire de prestataires techniques.
3. Identification de l'éditeur
La plateforme LABOxIA est éditée par : [dénomination sociale à compléter], [forme juridique à compléter], au capital de [à compléter], immatriculée sous le numéro [SIREN/SIRET/RCS à compléter], dont le siège social est situé [adresse à compléter].
Contact : [email protected]. Directeur de la publication : [nom à compléter].
Hebergeur : [nom, adresse, téléphone et site internet de l'hébergeur à compléter].
Les mentions légales complétés doivent être accessibles depuis le site ou la plateforme.
4. Acceptation des CGU
L'accès à LABOxIA et son utilisation impliquent l'acceptation pleine et entière des présentes CGU.
L'acceptation peut resulter notamment de la création d'un compte, de la connexion à la plateforme, du clic sur une case d'acceptation, de l'importation de documents ou de l'utilisation effective d'une fonctionnalite.
Tout utilisateur qui n'accepte pas les présentes CGU doit cesser immédiatement d'utiliser LABOxIA.
Lorsqu'un utilisateur agit pour le compte d'une entreprise, il declare disposer des autorisations nécessaires pour utiliser LABOxIA au nom de cette entreprise.
5. Acces professionnel
LABOxIA est destinee à un usage professionnel. Elle n'est pas destinee à un usage personnel, familial, domestique ou recreatif.
Le Client garantit que les utilisateurs autorisés agissent dans un cadre professionnel et disposent des habilitations nécessaires.
Le Client est responsable de l'organisation interne des accès, des validations et des droits attribues à ses utilisateurs.
6. Creation et sécurité des comptes
L'accès a certaines fonctionnalités necessite la création d'un compte utilisateur.
L'utilisateur s'engage a fournir des informations exactes, complétés et à jour.
Les identifiants de connexion sont personnels, confidentiels et incessibles. L'utilisateur s'interdit de les communiquer à un tiers non autorisé.
Le Client doit supprimer ou faire supprimer les accès des collaborateurs, prestataires ou utilisateurs qui ne sont plus autorisés a accéder à LABOxIA.
Toute action realisee depuis un compte est presumee avoir ete effectuee par l'utilisateur titulaire du compte, sauf preuve contraire.
7. Description des services
Selon l'offre souscrite et les fonctionnalités activees, LABOxIA peut permettre notamment de decrire un besoin métier, générer une structure de processus, créer des statuts, rôles, formulaires et actions, activer des modèles de processus, tester un workflow, classer ou renommer des documents, interroger des fichiers vià un assistant IA, extraire des informations, ou créer des demandes à partir de déclencheurs.
La liste des fonctionnalités peut évoluer. LABOxIA peut ajouter, modifier, suspendre ou retirer certaines fonctionnalités pour ameliorer le service, renforcer la sécurité, respecter une obligation légale ou maintenir la cohérence technique de la plateforme.
Sauf engagement particulier, LABOxIA est fournie comme un outil d'aide à la structuration, à l'organisation, à l'analyse et à l'automatisation.
8. Bibliotheque de processus
LABOxIA peut proposer une bibliotheque de processus, modèles, cas d'usage ou workflows preconfigures.
Ces modèles sont fournis comme points de depart et doivent être adaptés par le Client à son organisation, ses règles internes, ses circuits de validation, ses contraintes métier et ses obligations légales.
L'activation d'un modèle ne garantit pas sa conformité parfaite à l'activite spécifique du Client.
9. Processus, rôles et validations
LABOxIA permet de configurer des processus composes de statuts, rôles, actions, permissions, formulaires, paramêtres et règles de validation.
Le Client est seul responsable de la definition de ses circuits internes, de ses droits d'accès, de ses validations et de ses responsabilites métier.
L'administrateur doit veiller a limiter les droits de chaque utilisateur à ce qui est nécessaire à sa mission.
LABOxIA ne saurait être tenue responsable d'une mauvaise configuration, d'un droit excessif accorde par le Client, d'une validation interne erronee ou d'une action realisee par un utilisateur habilite.
10. Fonctionnalites d'intelligence artificielle
Certaines fonctionnalités de LABOxIA reposent sur des systèmes d'intelligence artificielle.
Ces fonctionnalités peuvent proposer des suggestions de processus, statuts, rôles, synthèses, analyses documentaires, classements, réponses, extractions d'informations ou automatisations conditionnelles.
Le Client reconnait que les résultats générés par IA peuvent contenir des erreurs, approximations, omissions, incoherences ou interpretations inexactes.
Tout resultat génère par IA doit être relu, contrôle et valide par une personne compétente avant tout usage engageant, notamment juridique, financier, comptable, RH, technique, contractuel ou réglementaire.
LABOxIA ne se substitue pas à la décision humaine, à l'expertise professionnelle, au contrôle interne du Client, ni à une validation réglementaire obligatoire.
11. Encadrement des usages IA
Le Client s'engage à utiliser les fonctionnalités IA de maniere loyale, licite, professionnelle et conforme aux lois applicables.
Il est interdit d'utiliser LABOxIA pour produire des contenus illicites, frauduleux, discriminatoires, diffamatoires, trompeurs, contraires aux droits de tiers ou destines a contourner une obligation légale.
Le Client s'interdit d'utiliser LABOxIA pour prendre des décisions entierement automatisees produisant des effets juridiques significatifs sur des personnes physiques sans contrôle humain approprié et sans respect des règles applicables.
Le Client doit informer ou former ses utilisateurs sur les limites de l'IA et la necessite de vérifier les résultats.
12. Documents et contenus importés
Le Client peut importer, créer ou faire traiter des documents et contenus dans LABOxIA.
Le Client garantit qu'il dispose des droits, autorisations et bases légales nécessaires sur les documents et données importés.
Le Client est seul responsable du contenu des fichiers, messages, prompts, instructions, demandes et documents transmis à LABOxIA.
LABOxIA n'exerce pas de contrôle général prealable sur les documents importés par le Client.
13. Classement, renommage et analyse documentaire
LABOxIA peut proposer des fonctions de classement, renommage, synthèse, recherche, extraction ou interrogation documentaire.
Ces fonctionnalités sont fournies comme assistance. Le Client doit vérifier la bonne classification des documents, l'exactitude des noms proposés, la pertinence des informations extraites et la cohérence des réponses générées.
LABOxIA ne garantit pas l'exactitude absolue des résultats produits automatiquement.
14. Données sensibles et données réglementées
Sauf accord écrit spécifique ou offre dédiée, le Client s'interdit d'utiliser LABOxIA pour traiter des données necessitant un niveau de conformité particulier si les garanties correspondantes n'ont pas ete validees.
Cela peut notamment concerner les données de santé, données biométriques, données génétiques, données relatives aux infractions, données bancaires complétés, données couvertes par un secret professionnel strict ou données concernant des mineurs.
Lorsque le Client traite des données sensibles ou réglementées, il lui appartient de s'assurer que l'offre, le paramétrage, les mesures de sécurité et les garanties contractuelles sont adaptés.
15. Protection des données personnelles
Dans le cadre de l'utilisation de LABOxIA, des données personnelles peuvent être traitées.
Pour les données personnelles importées ou traitées par le Client dans LABOxIA, le Client agit en principe en qualité de responsable de traitement, et LABOxIA agit en qualité de sous-traitant au sens de la réglementation applicable.
Le Client demeure responsable de la base légale des traitements, de l'information des personnes concernées, de la limitation des données, des durées de conservation, de la gestion des droits des personnes et de la conformité de ses usages internes.
LABOxIA s'engage a traiter les données personnelles uniquement pour les besoins du service, selon les instructions documentees du Client et dans les conditions prévues par la politique de confidentialité et, le cas echeant, par l'annexe RGPD de sous-traitance.
Les modalités detaillees de traitement des données personnelles doivent être precisees dans une politique de confidentialité et une annexe RGPD distincte.
16. Confidentialite
Chaque partie s'engage a conserver confidentielles les informations non publiques reçues de l'autre partie dans le cadre de l'utilisation de LABOxIA.
Sont notamment confidentiels les données métier, documents, processus internes, informations commerciales, informations techniques, accès, paramêtres, informations financières et éléments strategiques.
Cette obligation ne s'applique pas aux informations devenues publiques sans faute, déjà connues legitimement, reçues d'un tiers autorisé ou devant être communiquees en vertu d'une obligation légale.
17. Sécurité
LABOxIA met en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables destinees a protéger la plateforme et les données contre les accès non autorisés, pertes, altérations ou divulgations non autorisees.
Ces mesures peuvent inclure, selon les offres et configurations, contrôle d'accès, authentification, gestion des droits, journalisation, sauvegardes, sécurisation des echanges, segmentation des espaces clients et mises à jour de sécurité.
Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, le Client doit egalement mettre en place ses propres mesures de sécurité sur ses terminaux, reseaux, comptes, mots de passe, procedures internes et règles d'accès.
18. Propriété intellectuelle de LABOxIA
La plateforme LABOxIA, son architecture, ses interfaces, marques, logos, textes, visuels, bases de données, modèles, workflows, bibliotheques, fonctionnalités, codes, methodes, prompts systèmes, documentations et éléments techniques sont protégés par les droits de propriété intellectuelle.
L'accès à LABOxIA ne confere au Client aucun droit de propriété sur la plateforme.
Le Client bénéficie uniquement d'un droit personnel, non exclusif, non cessible et temporaire d'utilisation de LABOxIA, dans les limites de l'offre souscrite ou de l'accès accorde.
Toute reproduction, adaptation, extraction, diffusion, revente, sous-licence ou exploitation non autorisée est interdite.
19. Propriété des Données Client
Le Client reste proprietaire de ses Données Client.
LABOxIA n'acquiert aucun droit de propriété sur les documents, données, fichiers, contenus, historiques, demandes, paramêtres et éléments métier importés ou créés par le Client.
LABOxIA peut traiter les Données Client uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture du service, à la sécurité, à la maintenance, au support, à la conformité légale ou aux operations autorisees contractuellement.
Sauf accord explicite, les Données Client ne sont pas utilisees pour entrainer des modèles d'IA tiers de maniere permettant d'identifier le Client ou ses informations confidentielles.
20. Données générées et configurations
Les processus configures par le Client pour ses propres besoins constituent des configurations métier propres au Client.
Les modèles generiques, composants standard, bibliotheques, methodes, logiques fonctionnelles, templates, suggestions générales et savoir-faire de LABOxIA demeurent la propriété de LABOxIA.
LABOxIA peut réutiliser des enseignements generaux, statistiques, idees fonctionnelles ou améliorations anonymisées, a condition de ne pas divulguer les informations confidentielles du Client ni permettre son identification.
21. Obligations du Client et des utilisateurs
Le Client et les utilisateurs s'engagent à utiliser LABOxIA conformément aux présentes CGU, aux lois applicables et à la finalité professionnelle de la plateforme.
Ils s'engagent notamment a ne pas porter atteinte à la sécurité de LABOxIA, ne pas tenter d'accéder aux espaces d'autres clients, ne pas introduire de code malveillant, ne pas saturer volontairement les services, ne pas contourner les limitations techniques ou commerciales, ne pas transmettre de contenus illicites et ne pas utiliser la plateforme pour developper un service concurrent non autorisé.
Le Client est responsable de l'usage de LABOxIA par ses utilisateurs, de la gestion des accès, des documents importés, des instructions données à l'IA, des décisions prises et du respect de ses obligations métier.
22. Déclencheurs et automatisations
LABOxIA peut permettre la création ou la modification de demandes à partir de déclencheurs, notamment bouton, message, mot-cle, photo, document importé, email reçu, regle definie par le Client ou événement technique.
Le Client est responsable de la configuration des déclencheurs, conditions d'exécution, règles de validation et consequences métier associées.
Le Client doit tester les automatisations avant leur utilisation reelle et maintenir une supervision humaine adaptée.
LABOxIA ne peut être tenue responsable d'une action déclenchée par une mauvaise configuration, une instruction ambiguë, un mot-cle mal choisi, une erreur d'import, une erreur de saisie ou une validation effectuee par un utilisateur habilite.
23. Services tiers et connecteurs
LABOxIA peut s'interfacer avec des services tiers, notamment outils d'IA, hebergeurs, systèmes documentaires, messageries, emails, OCR, solutions collaboratives ou autres prestataires techniques.
L'utilisation de services tiers peut être soumise aux conditions propres de ces prestataires.
LABOxIA ne saurait être tenue responsable d'une indisponibilité, panne, modification, limitation API, perte de compatibilité, suspension ou dysfonctionnement imputable à un service tiers.
Lorsque le Client connecte un service tiers, il est responsable de vérifier qu'il dispose des droits nécessaires et que cette connexion est conforme à ses obligations internes et réglementaires.
24. Disponibilité et maintenance
LABOxIA s'efforce d'assurer un accès fiable à la plateforme.
L'accès peut toutefois être temporairement interrompu ou dégradé en cas de maintenance, mise à jour, incident technique, panne d'hébergement, cyberattaque, surcharge, coupure réseau, défaillance d'un prestataire tiers, force majeure ou necessite de sécurité.
Sauf engagement de niveau de service spécifique prévu dans un contrat distinct, LABOxIA n'est pas tenue à une disponibilité permanente ou ininterrompue.
25. Support
LABOxIA peut proposer une assistance technique ou fonctionnelle selon l'offre souscrite.
Le support peut porter notamment sur l'accès au compte, la compréhension des fonctionnalités, les incidents techniques, les questions de paramétrage ou l'utilisation générale de la plateforme.
Le support ne remplace pas une prestation de conseil juridique, comptable, fiscal, RH, technique, informatique avancée ou d'integration spécifique, sauf contrat dédié.
26. Suspension ou restriction d'accès
LABOxIA se réserve le droit de suspendre, restreindre ou supprimer l'accès d'un Client ou d'un utilisateur en cas de violation des présentes CGU, risque pour la sécurité, suspicion de fraude, utilisation illicite, incident de paiement prévu dans les documents contractuels applicables, demande d'une autorité compétente ou usage abusif des ressources techniques.
Lorsque cela est raisonnablement possible, LABOxIA informe le Client de la mesure prise, sauf urgence de sécurité, obligation légale ou risque de compromission.
27. Responsabilité de LABOxIA
LABOxIA est tenue à une obligation de moyens.
LABOxIA ne garantit pas que la plateforme sera exempte d'erreur, ininterrompue, parfaitement adaptée à tous les besoins du Client ou compatible avec toutes ses contraintes internes.
LABOxIA ne saurait être responsable des erreurs de paramétrage du Client, des décisions prises sans verification humaine, des pertes indirectes, pertes d'exploitation, pertes de chiffre d'affaires, pertes de chance, pertes de données imputables au Client, erreurs contenues dans les documents transmis, usages non conformes, défaillances de services tiers ou accès frauduleux résultant d'une négligence du Client ou d'un utilisateur.
Lorsque la responsabilité de LABOxIA est engagee, elle est limitée aux dommages directs, certains et prouvés, dans la limite prevue par les CGV, le contrat d'abonnement ou le document contractuel applicable. A defaut de clause spécifique, cette responsabilité pourra être limitée au montant effectivement payé par le Client au titre des trois derniers mois précédant le fait générateur du dommage, sauf disposition légale contraire.
28. Responsabilité du Client
Le Client est responsable de l'usage de LABOxIA par ses utilisateurs, des données transmises, des documents importés, des instructions données, des décisions prises, de la conformité de ses processus, du contrôle humain des automatisations, de la gestion des accès et de la sécurité de ses propres environnements.
Le Client garantit LABOxIA contre toute réclamation, sanction, demande, action ou condamnation résultant d'un usage illicite, non conforme ou fautif de la plateforme par le Client ou ses utilisateurs.
29. Sauvegarde, export et fin d'accès
Selon l'offre souscrite, LABOxIA peut proposer des fonctionnalités d'export ou de récupération de certaines données.
Le Client est invite a conserver ses propres sauvegardes des documents et informations critiques.
En cas de fin de contrat ou de fermeture de compte, les conditions d'export, restitution, suppression ou conservation des données sont definies dans les CGV, le contrat d'abonnement, l'annexe RGPD ou la politique de confidentialité applicable.
A defaut de stipulation spécifique, LABOxIA peut supprimer ou anonymiser les données apres l'expiration d'un délai raisonnable suivant la fin de l'accès, sous réserve des obligations légales de conservation.
30. Force majeure
Aucune partie ne pourra être tenue responsable d'un manquement résultant d'un événement de force majeure au sens du droit français.
Peuvent notamment constituer des cas de force majeure, selon les circonstances, les catastrophes naturelles, cyclones, incendies, inondations, épidémies, guerres, émeutes, grèves extérieures, actes gouvernementaux, coupures massives d'électricité, pannes majeures d'internet, cyberattaques d'ampleur ou défaillances généralisées d'un prestataire essentiel.
31. Preuve
Les journaux de connexion, historiques d'actions, traces techniques, validations, changements de statut, horodatages, messages et données enregistrées dans LABOxIA pourront être utilises comme éléments de preuve entre les parties, sous réserve de leur licéité et de leur fiabilité.
Le Client reconnait que les actions realisees via les comptes utilisateurs peuvent être tracées à des fins de sécurité, d'audit, de support et de preuve.
32. Modification des CGU
LABOxIA peut modifier les présentes CGU afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques, fonctionnelles, commerciales ou de sécurité.
La version applicable est celle en vigueur au moment de l'utilisation de la plateforme.
En cas de modification substantielle, LABOxIA pourra informer le Client par tout moyen approprié. La poursuite de l'utilisation de LABOxIA apres modification vaut acceptation des nouvelles CGU.
33. Durée
Les présentes CGU s'appliquent pendant toute la durée d'utilisation de LABOxIA.
Les clauses relatives à la confidentialité, à la propriété intellectuelle, aux données, aux garanties, à la responsabilité, à la preuve et au droit applicable continueront a produire effet apres la fin de l'accès, pour la durée nécessaire a leur finalité.
34. Nullité partielle et non-renonciation
Si une clause des présentes CGU est déclarée nulle, inapplicable ou non écrite, les autres clauses demeureront applicables.
Le fait pour LABOxIA de ne pas se prevaloir à un moment donne d'une clause ne vaut pas renonciation a s'en prevaloir ultérieurement.
35. Droit applicable et litiges
Les présentes CGU sont soumises au droit français.
En cas de difficulté relative à l'interprétation, l'exécution ou la validité des présentes CGU, les parties s'efforceront de rechercher une solution amiable.
A defaut de resolution amiable dans un délai raisonnable, tout litige releverà des tribunaux compétents. Pour une relation exclusivement professionnelle, competence pourra être attribuee aux tribunaux du ressort de [ville à compléter], sauf disposition légale contraire.
36. Contact
Pour toute question relative aux présentes CGU, l'utilisateur peut contacter LABOxIA aux coordonnées suivantes : [email protected] et [adresse postale à compléter].