Conditions Générales d'Utilisation
1. Objet
Les présentes CGU ont pour objet de définir les conditions d'accès et d'utilisation de la plateforme LABOxIA by Smartisia, ci-après "LABOxIA".
LABOxIA est une solution SaaS professionnelle permettant notamment de structurer des processus métier, de créer des workflows, d'activer des modèles prêts à l'emploi, d'utiliser des assistants d'intelligence artificielle, de traiter des documents professionnels et de déclencher certaines automatisations.
Les conditions financières — abonnement mensuel par process activé, volume de demandes inclus, facturation à l'usage par étape, essai gratuit, facturation et résiliation — relèvent de documents distincts, notamment des CGV, devis, bons de commande ou contrats d'abonnement.
2. Définitions
Pour l'application des présentes CGU, les termes ci-dessous ont la signification suivante.
Plateforme : ensemble des interfaces, modules, services, espaces, connecteurs et fonctionnalités accessibles via LABOxIA.
Client : personne morale ou professionnel utilisant LABOxIA pour les besoins de son activité.
Utilisateur : personne physique autorisée par le Client à accéder à LABOxIA.
Administrateur : utilisateur disposant de droits étendus pour gérer l'espace du Client, les utilisateurs, les processus, les documents et les paramètres.
Données Client : données, documents, fichiers, contenus, prompts, messages, historiques, formulaires, workflows et informations importés, créés ou traités par le Client ou ses utilisateurs.
Processus (ou process) : workflow métier structuré étape par étape, composé notamment d'étapes, de rôles, d'actions, de règles, de formulaires, de paramètres et de validations.
IA : fonctionnalités d'intelligence artificielle intégrées à LABOxIA, directement ou par l'intermédiaire de prestataires techniques.
3. Identification de l'éditeur
La plateforme LABOxIA est éditée par SAS Smartisia, société par actions simplifiée, immatriculée sous le numéro SIRET 942 228 305 00010 (SIREN 942 228 305), dont le siège social est situé 9 rue Pierre Marinier, 97438 Sainte-Marie, France.
Contact : [email protected]. Directeur de la publication : le représentant légal de SAS Smartisia, M. Grondin.
Hébergeur : OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France — téléphone : 1007 — ovhcloud.com.
Dans les présentes CGU, les engagements et facultés exprimés au nom de « LABOxIA » s'entendent comme ceux de SAS Smartisia, éditeur de la plateforme. Les mentions légales complètes sont accessibles sur smartisia.fr/mentions-legales.html.
4. Acceptation des CGU
L'accès à LABOxIA et son utilisation impliquent l'acceptation pleine et entière des présentes CGU.
L'acceptation peut résulter notamment de la création d'un compte, de la connexion à la plateforme, du clic sur une case d'acceptation, de l'importation de documents ou de l'utilisation effective d'une fonctionnalité.
Tout utilisateur qui n'accepte pas les présentes CGU doit cesser immédiatement d'utiliser LABOxIA.
Lorsqu'un utilisateur agit pour le compte d'une entreprise, il déclare disposer des autorisations nécessaires pour utiliser LABOxIA au nom de cette entreprise.
5. Accès professionnel
LABOxIA est destinée à un usage professionnel. Elle n'est pas destinée à un usage personnel, familial, domestique ou récréatif.
Le Client garantit que les utilisateurs autorisés agissent dans un cadre professionnel et disposent des habilitations nécessaires.
Le Client est responsable de l'organisation interne des accès, des validations et des droits attribues à ses utilisateurs.
6. Création et sécurité des comptes
L'accès à certaines fonctionnalités nécessite la création d'un compte utilisateur.
L'utilisateur s'engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour.
Les identifiants de connexion sont personnels, confidentiels et incessibles. L'utilisateur s'interdit de les communiquer à un tiers non autorisé.
Le Client doit supprimer ou faire supprimer les accès des collaborateurs, prestataires ou utilisateurs qui ne sont plus autorisés à accéder à LABOxIA.
Toute action réalisée depuis un compte est présumée avoir été effectuée par l'utilisateur titulaire du compte, sauf preuve contraire.
7. Description des services
Selon l'offre souscrite et les fonctionnalités activees, LABOxIA peut permettre notamment de décrire un besoin métier, générer une structure de processus, créer des étapes, rôles, formulaires et actions, activer des modèles de processus, tester un workflow, classer ou renommer des documents, interroger des fichiers via un assistant IA, extraire des informations, ou créer des demandes à partir de déclencheurs.
La liste des fonctionnalités peut évoluer. LABOxIA peut ajouter, modifier, suspendre ou retirer certaines fonctionnalités pour améliorer le service, renforcer la sécurité, respecter une obligation légale ou maintenir la cohérence technique de la plateforme.
Sauf engagement particulier, LABOxIA est fournie comme un outil d'aide à la structuration, à l'organisation, à l'analyse et à l'automatisation.
8. Bibliothèque de processus
LABOxIA peut proposer une bibliothèque de processus, modèles, cas d'usage ou workflows préconfigurés.
Ces modèles sont fournis comme points de départ et doivent être adaptés par le Client à son organisation, ses règles internes, ses circuits de validation, ses contraintes métier et ses obligations légales.
L'activation d'un modèle ne garantit pas sa conformité parfaite à l'activité spécifique du Client.
9. Processus, rôles et validations
LABOxIA permet de configurer des processus composés d'étapes, de rôles, d'actions, de permissions, de formulaires, de paramètres et de règles de validation.
Le Client est seul responsable de la définition de ses circuits internes, de ses droits d'accès, de ses validations et de ses responsabilités métier.
L'administrateur doit veiller à limiter les droits de chaque utilisateur à ce qui est nécessaire à sa mission.
LABOxIA ne saurait être tenue responsable d'une mauvaise configuration, d'un droit excessif accordé par le Client, d'une validation interne erronée ou d'une action réalisée par un utilisateur habilité.
10. Fonctionnalites d'intelligence artificielle
Certaines fonctionnalités de LABOxIA reposent sur des systèmes d'intelligence artificielle.
Ces fonctionnalités peuvent proposer des suggestions de processus, d'étapes, de rôles, de synthèses, analyses documentaires, classements, réponses, extractions d'informations ou automatisations conditionnelles.
Le Client reconnaît que les résultats générés par IA peuvent contenir des erreurs, approximations, omissions, incohérences ou interprétations inexactes.
Tout résultat généré par IA doit être relu, contrôlé et validé par une personne compétente avant tout usage engageant, notamment juridique, financier, comptable, RH, technique, contractuel ou réglementaire.
LABOxIA ne se substitue pas à la décision humaine, à l'expertise professionnelle, au contrôle interne du Client, ni à une validation réglementaire obligatoire.
11. Encadrement des usages IA
Le Client s'engage à utiliser les fonctionnalités IA de manière loyale, licite, professionnelle et conforme aux lois applicables.
Il est interdit d'utiliser LABOxIA pour produire des contenus illicites, frauduleux, discriminatoires, diffamatoires, trompeurs, contraires aux droits de tiers ou destinés à contourner une obligation légale.
Le Client s'interdit d'utiliser LABOxIA pour prendre des décisions entièrement automatisées produisant des effets juridiques significatifs sur des personnes physiques sans contrôle humain approprié et sans respect des règles applicables.
Le Client doit informer ou former ses utilisateurs sur les limites de l'IA et la nécessité de vérifier les résultats.
12. Documents et contenus importés
Le Client peut importer, créer ou faire traiter des documents et contenus dans LABOxIA.
Le Client garantit qu'il dispose des droits, autorisations et bases légales nécessaires sur les documents et données importés.
Le Client est seul responsable du contenu des fichiers, messages, prompts, instructions, demandes et documents transmis à LABOxIA.
LABOxIA n'exerce pas de contrôle général préalable sur les documents importés par le Client.
13. Classement, renommage et analyse documentaire
LABOxIA peut proposer des fonctions de classement, renommage, synthèse, recherche, extraction ou interrogation documentaire.
Ces fonctionnalités sont fournies comme assistance. Le Client doit vérifier la bonne classification des documents, l'exactitude des noms proposés, la pertinence des informations extraites et la cohérence des réponses générées.
LABOxIA ne garantit pas l'exactitude absolue des résultats produits automatiquement.
14. Données sensibles et données réglementées
Sauf accord écrit spécifique ou offre dédiée, le Client s'interdit d'utiliser LABOxIA pour traiter des données nécessitant un niveau de conformité particulier si les garanties correspondantes n'ont pas été validées.
Cela peut notamment concerner les données de santé, données biométriques, données génétiques, données relatives aux infractions, données bancaires complètes, données couvertes par un secret professionnel strict ou données concernant des mineurs.
Lorsque le Client traite des données sensibles ou réglementées, il lui appartient de s'assurer que l'offre, le paramétrage, les mesures de sécurité et les garanties contractuelles sont adaptés.
15. Protection des données personnelles
Dans le cadre de l'utilisation de LABOxIA, des données personnelles peuvent être traitées.
Pour les données personnelles importées ou traitées par le Client dans LABOxIA, le Client agit en principe en qualité de responsable de traitement, et LABOxIA (SAS Smartisia) agit en qualité de sous-traitant au sens de la réglementation applicable.
Le Client demeure responsable de la base légale des traitements, de l'information des personnes concernées, de la limitation des données, des durées de conservation, de la gestion des droits des personnes et de la conformité de ses usages internes.
LABOxIA s'engage a traiter les données personnelles uniquement pour les besoins du service, selon les instructions documentées du Client et dans les conditions prévues par la politique de confidentialité et, le cas échéant, par l'annexe RGPD de sous-traitance.
Les modalités detaillees de traitement des données personnelles sont précisées dans la Politique de confidentialité et l'annexe RGPD du site.
16. Confidentialite
Chaque partie s'engage à conserver confidentielles les informations non publiques reçues de l'autre partie dans le cadre de l'utilisation de LABOxIA.
Sont notamment confidentiels les données métier, documents, processus internes, informations commerciales, informations techniques, accès, paramètres, informations financières et éléments stratégiques.
Cette obligation ne s'applique pas aux informations devenues publiques sans faute, déjà connues légitimement, reçues d'un tiers autorisé ou devant être communiquées en vertu d'une obligation légale.
17. Sécurité
LABOxIA met en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables destinées à protéger la plateforme et les données contre les accès non autorisés, pertes, altérations ou divulgations non autorisées.
Ces mesures peuvent inclure, selon les offres et configurations, contrôle d'accès, authentification, gestion des droits, journalisation, sauvegardes, sécurisation des échanges, segmentation des espaces clients et mises à jour de sécurité.
Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, le Client doit egalement mettre en place ses propres mesures de sécurité sur ses terminaux, reseaux, comptes, mots de passe, procédures internes et règles d'accès.
18. Propriété intellectuelle de LABOxIA
La plateforme LABOxIA, son architecture, ses interfaces, marques, logos, textes, visuels, bases de données, modèles, workflows, bibliothèques, fonctionnalités, codes, méthodes, prompts systèmes, documentations et éléments techniques sont protégés par les droits de propriété intellectuelle.
L'accès à LABOxIA ne confère au Client aucun droit de propriété sur la plateforme.
Le Client bénéficie uniquement d'un droit personnel, non exclusif, non cessible et temporaire d'utilisation de LABOxIA, dans les limites de l'offre souscrite ou de l'accès accordé.
Toute reproduction, adaptation, extraction, diffusion, revente, sous-licence ou exploitation non autorisée est interdite.
19. Propriété des Données Client
Le Client reste propriétaire de ses Données Client.
LABOxIA n'acquiert aucun droit de propriété sur les documents, données, fichiers, contenus, historiques, demandes, paramètres et éléments métier importés ou créés par le Client.
LABOxIA peut traiter les Données Client uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture du service, à la sécurité, à la maintenance, au support, à la conformité légale ou aux opérations autorisées contractuellement.
Sauf accord explicite, les Données Client ne sont pas utilisees pour entraîner des modèles d'IA tiers de manière permettant d'identifier le Client ou ses informations confidentielles.
20. Données générées et configurations
Les processus configurés par le Client pour ses propres besoins constituent des configurations métier propres au Client.
Les modèles génériques, composants standard, bibliothèques, méthodes, logiques fonctionnelles, templates, suggestions générales et savoir-faire de LABOxIA demeurent la propriété de LABOxIA.
LABOxIA peut réutiliser des enseignements généraux, statistiques, idées fonctionnelles ou améliorations anonymisées, à condition de ne pas divulguer les informations confidentielles du Client ni permettre son identification.
21. Obligations du Client et des utilisateurs
Le Client et les utilisateurs s'engagent à utiliser LABOxIA conformément aux présentes CGU, aux lois applicables et à la finalité professionnelle de la plateforme.
Ils s'engagent notamment à ne pas porter atteinte à la sécurité de LABOxIA, ne pas tenter d'accéder aux espaces d'autres clients, ne pas introduire de code malveillant, ne pas saturer volontairement les services, ne pas contourner les limitations techniques ou commerciales, ne pas transmettre de contenus illicites et ne pas utiliser la plateforme pour développer un service concurrent non autorisé.
Le Client est responsable de l'usage de LABOxIA par ses utilisateurs, de la gestion des accès, des documents importés, des instructions données à l'IA, des décisions prises et du respect de ses obligations métier.
22. Déclencheurs et automatisations
LABOxIA peut permettre la création ou la modification de demandes à partir de déclencheurs, notamment bouton, message, mot-clé, photo, document importé, email reçu, règle définie par le Client ou événement technique.
Le Client est responsable de la configuration des déclencheurs, conditions d'exécution, règles de validation et conséquences métier associées.
Le Client doit tester les automatisations avant leur utilisation réelle et maintenir une supervision humaine adaptée.
LABOxIA ne peut être tenue responsable d'une action déclenchée par une mauvaise configuration, une instruction ambiguë, un mot-clé mal choisi, une erreur d'import, une erreur de saisie ou une validation effectuée par un utilisateur habilité.
23. Services tiers et connecteurs
LABOxIA peut s'interfacer avec des services tiers, notamment outils d'IA, hébergeurs, systèmes documentaires, messageries, emails, OCR, solutions collaboratives ou autres prestataires techniques.
L'utilisation de services tiers peut être soumise aux conditions propres de ces prestataires.
LABOxIA ne saurait être tenue responsable d'une indisponibilité, panne, modification, limitation API, perte de compatibilité, suspension ou dysfonctionnement imputable à un service tiers.
Lorsque le Client connecte un service tiers, il est responsable de vérifier qu'il dispose des droits nécessaires et que cette connexion est conforme à ses obligations internes et réglementaires.
24. Disponibilité et maintenance
LABOxIA s'efforce d'assurer un accès fiable à la plateforme.
L'accès peut toutefois être temporairement interrompu ou dégradé en cas de maintenance, mise à jour, incident technique, panne d'hébergement, cyberattaque, surcharge, coupure réseau, défaillance d'un prestataire tiers, force majeure ou nécessité de sécurité.
Sauf engagement de niveau de service spécifique prévu dans un contrat distinct, LABOxIA n'est pas tenue à une disponibilité permanente ou ininterrompue.
25. Support
LABOxIA peut proposer une assistance technique ou fonctionnelle selon l'offre souscrite.
Le support peut porter notamment sur l'accès au compte, la compréhension des fonctionnalités, les incidents techniques, les questions de paramétrage ou l'utilisation générale de la plateforme.
Le support ne remplace pas une prestation de conseil juridique, comptable, fiscal, RH, technique, informatique avancée ou d'intégration spécifique, sauf contrat dédié.
26. Suspension ou restriction d'accès
LABOxIA se réserve le droit de suspendre, restreindre ou supprimer l'accès d'un Client ou d'un utilisateur en cas de violation des présentes CGU, risque pour la sécurité, suspicion de fraude, utilisation illicite, incident de paiement prévu dans les documents contractuels applicables, demande d'une autorité compétente ou usage abusif des ressources techniques.
Lorsque cela est raisonnablement possible, LABOxIA informe le Client de la mesure prise, sauf urgence de sécurité, obligation légale ou risque de compromission.
27. Responsabilité de LABOxIA
LABOxIA est tenue à une obligation de moyens.
LABOxIA ne garantit pas que la plateforme sera exempte d'erreur, ininterrompue, parfaitement adaptée à tous les besoins du Client ou compatible avec toutes ses contraintes internes.
LABOxIA ne saurait être responsable des erreurs de paramétrage du Client, des décisions prises sans vérification humaine, des pertes indirectes, pertes d'exploitation, pertes de chiffre d'affaires, pertes de chance, pertes de données imputables au Client, erreurs contenues dans les documents transmis, usages non conformes, défaillances de services tiers ou accès frauduleux résultant d'une négligence du Client ou d'un utilisateur.
Lorsque la responsabilité de LABOxIA est engagée, elle est limitée aux dommages directs, certains et prouvés, dans la limite prévue par les CGV, le contrat d'abonnement ou le document contractuel applicable. À défaut de clause spécifique, cette responsabilité pourra être limitée au montant effectivement payé par le Client au titre des trois derniers mois précédant le fait générateur du dommage, sauf disposition légale contraire.
28. Responsabilité du Client
Le Client est responsable de l'usage de LABOxIA par ses utilisateurs, des données transmises, des documents importés, des instructions données, des décisions prises, de la conformité de ses processus, du contrôle humain des automatisations, de la gestion des accès et de la sécurité de ses propres environnements.
Le Client garantit LABOxIA contre toute réclamation, sanction, demande, action ou condamnation résultant d'un usage illicite, non conforme ou fautif de la plateforme par le Client ou ses utilisateurs.
29. Sauvegarde, export et fin d'accès
Selon l'offre souscrite, LABOxIA peut proposer des fonctionnalités d'export ou de récupération de certaines données.
Le Client est invité à conserver ses propres sauvegardes des documents et informations critiques.
En cas de fin de contrat ou de fermeture de compte, les conditions d'export, restitution, suppression ou conservation des données sont définies dans les CGV, le contrat d'abonnement, l'annexe RGPD ou la politique de confidentialité applicable.
À défaut de stipulation spécifique, LABOxIA peut supprimer ou anonymiser les données après l'expiration d'un délai raisonnable suivant la fin de l'accès, sous réserve des obligations légales de conservation.
30. Force majeure
Aucune partie ne pourra être tenue responsable d'un manquement résultant d'un événement de force majeure au sens du droit français.
Peuvent notamment constituer des cas de force majeure, selon les circonstances, les catastrophes naturelles, cyclones, incendies, inondations, épidémies, guerres, émeutes, grèves extérieures, actes gouvernementaux, coupures massives d'électricité, pannes majeures d'internet, cyberattaques d'ampleur ou défaillances généralisées d'un prestataire essentiel.
31. Preuve
Les journaux de connexion, historiques d'actions, traces techniques, validations, changements d’étape, horodatages, messages et données enregistrées dans LABOxIA pourront être utilises comme éléments de preuve entre les parties, sous réserve de leur licéité et de leur fiabilité.
Le Client reconnaît que les actions réalisées via les comptes utilisateurs peuvent être tracées à des fins de sécurité, d'audit, de support et de preuve.
32. Modification des CGU
LABOxIA peut modifier les présentes CGU afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques, fonctionnelles, commerciales ou de sécurité.
La version applicable est celle en vigueur au moment de l'utilisation de la plateforme.
En cas de modification substantielle, LABOxIA pourra informer le Client par tout moyen approprié. La poursuite de l'utilisation de LABOxIA après modification vaut acceptation des nouvelles CGU.
33. Durée
Les présentes CGU s'appliquent pendant toute la durée d'utilisation de LABOxIA.
Les clauses relatives à la confidentialité, à la propriété intellectuelle, aux données, aux garanties, à la responsabilité, à la preuve et au droit applicable continueront à produire effet après la fin de l'accès, pour la durée nécessaire à leur finalité.
34. Nullité partielle et non-renonciation
Si une clause des présentes CGU est déclarée nulle, inapplicable ou non écrite, les autres clauses demeureront applicables.
Le fait pour LABOxIA de ne pas se prévaloir à un moment donné d'une clause ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.
35. Droit applicable et litiges
Les présentes CGU sont soumises au droit français.
En cas de difficulté relative à l'interprétation, l'exécution ou la validité des présentes CGU, les parties s'efforceront de rechercher une solution amiable.
À défaut de résolution amiable dans un délai raisonnable, tout litige relèvera des tribunaux compétents. Pour une relation exclusivement professionnelle, compétence pourra être attribuée aux tribunaux du ressort du siège social de SAS Smartisia, sauf disposition légale contraire.
36. Contact
Pour toute question relative aux présentes CGU, l'utilisateur peut contacter LABOxIA aux coordonnées suivantes : [email protected] ou par courrier à SAS Smartisia, 9 rue Pierre Marinier, 97438 Sainte-Marie, France.