Conditions Générales de Vente

Synthèse d’application

Sommaire

1. Objet

2. Champ d’application

3. Documents contractuels

4. Définitions

5. Description des services LABOxIA

6. Commande et souscription

7. Essai gratuit, démonstration et version bêta

8. Accès, comptes et utilisateurs

9. Abonnements, durée et renouvellement

10. Crédits d’usage et Smartis

11. Prix

12. Facturation et paiement

13. Retard de paiement

14. Suspension pour impayé

15. Activation et mise à disposition du service

16. Prestations complémentaires

17. Support

18. Disponibilité, maintenance et évolution

19. Obligations du Client

20. Intelligence artificielle et contrôle humain

21. Données, confidentialité et RGPD

22. Propriété intellectuelle

23. Services tiers et connecteurs

24. Références commerciales

25. Résiliation

26. Effets de la fin du contrat

27. Garantie et responsabilité

28. Force majeure

29. Dispositions générales

30. Droit applicable et litiges

1. Objet

Les présentes Conditions Générales de Vente ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le Prestataire commercialise la solution LABOxIA by Smartisia auprès de Clients professionnels.

LABOxIA est une plateforme SaaS permettant notamment de créer, structurer, tester, piloter et automatiser des processus métier, d’utiliser des assistants d’intelligence artificielle, d’exploiter une bibliothèque de processus, de gérer un serveur documentaire IA et de connecter certains déclencheurs métier.

Les présentes CGV régissent les conditions commerciales applicables aux abonnements, essais, prestations associées, services d’accompagnement, crédits d’usage et modules complémentaires proposés par LABOxIA.

2. Champ d’application

Les présentes CGV s’appliquent à toute commande, souscription, activation, utilisation payante ou prestation réalisée par LABOxIA au bénéfice d’un Client professionnel.

Le Client déclare contracter exclusivement pour les besoins directs de son activité professionnelle. LABOxIA n’est pas destinée à un usage personnel, domestique ou de consommation.

Toute commande implique l’acceptation pleine et entière des présentes CGV, ainsi que des Conditions Générales d’Utilisation, de la Politique de confidentialité et, lorsque nécessaire, de l’Annexe de traitement des données personnelles.

3. Documents contractuels

Le contrat entre les parties est composé, par ordre de priorité décroissant, des documents suivants : le devis ou bon de commande accepté, les conditions particulières éventuelles, les présentes CGV, les CGU, la Politique de confidentialité, l’Annexe RGPD lorsque applicable, puis les informations commerciales figurant sur le site ou l’espace client.

En cas de contradiction entre ces documents, le document de rang supérieur prévaut pour l’objet concerné.

Les informations figurant dans les brochures, présentations commerciales, démonstrations, vidéos, captures d’écran ou supports marketing n’ont pas de valeur contractuelle lorsqu’elles ne sont pas expressément reprises dans le devis, le bon de commande ou le contrat applicable.

4. Définitions

Pour l’application des présentes CGV, les termes ci-dessous ont le sens suivant.

• Prestataire : la société exploitant LABOxIA by Smartisia, identifiée dans les mentions légales du site smartisia.fr.

• Client : toute personne morale ou professionnelle ayant souscrit une offre LABOxIA.

• Utilisateur : toute personne physique autorisée par le Client à accéder à LABOxIA.

• Plateforme : l’ensemble des interfaces, modules, applications, services et fonctionnalités LABOxIA.

• Abonnement : droit d’accès payant à LABOxIA pendant une durée déterminée ou reconductible.

• Processus : workflow métier structuré dans LABOxIA, composé notamment de statuts, rôles, actions, paramètres, règles et déclencheurs.

• Smartis ou crédits d’usage : unités internes permettant, selon l’offre, de mesurer ou limiter certains usages de la plateforme.

• Données Client : données, documents, fichiers, contenus, demandes, messages, paramètres et historiques importés, créés ou traités par le Client dans LABOxIA.

• IA : fonctionnalités d’intelligence artificielle intégrées à LABOxIA, directement ou par l’intermédiaire de prestataires techniques.

5. Description des services LABOxIA

LABOxIA permet au Client, selon l’offre souscrite et les modules activés, d’accéder à des fonctionnalités de digitalisation, structuration, automatisation et pilotage de processus métier.

Les services peuvent notamment inclure : la création de processus à partir d’un besoin exprimé en langage naturel, l’utilisation de Smartisia Créateur, l’activation de modèles depuis une bibliothèque, l’utilisation de Smartisia Doc, le classement et le renommage de documents, l’analyse documentaire, l’extraction de données, la création de demandes, les circuits de validation, les déclencheurs par bouton, message, email, document ou photo, ainsi que des tableaux de suivi.

Le périmètre exact du service dépend de l’offre choisie, des modules disponibles, des éventuelles limitations techniques, des droits accordés au Client et des évolutions de la plateforme.

6. Commande et souscription

La commande peut être réalisée en ligne, depuis le site, depuis l’espace client, par acceptation d’un devis, signature d’un bon de commande, paiement d’une facture, activation d’une offre ou tout autre moyen accepté par le Prestataire.

Le Client garantit l’exactitude des informations communiquées lors de la commande et s’engage à les maintenir à jour.

Toute commande est ferme à compter de son acceptation par le Prestataire, de sa validation en ligne, de la signature du devis ou du bon de commande, ou du premier paiement, selon le mode de souscription retenu.

Le Prestataire se réserve le droit de refuser une commande en cas de demande anormale, usage non conforme, risque technique, impayé antérieur, suspicion de fraude ou incompatibilité manifeste avec la finalité professionnelle de LABOxIA.

7. Essai gratuit, démonstration et version bêta

LABOxIA peut proposer un essai gratuit, une démonstration, un accès limité ou une version bêta. Ces accès ont pour finalité de permettre au Client d’évaluer la plateforme avant souscription payante.

Sauf mention contraire, l’essai gratuit ne crée aucun engagement de continuité, de disponibilité, de support renforcé ou de conservation durable des données.

Les fonctionnalités disponibles pendant un essai, une démonstration ou une bêta peuvent être limitées, modifiées ou interrompues à tout moment.

À l’issue de l’essai, la poursuite de l’utilisation de LABOxIA peut nécessiter la souscription d’une offre payante. Les données créées pendant l’essai peuvent être supprimées, rendues inaccessibles ou conservées selon les modalités indiquées sur la plateforme.

8. Accès, comptes et utilisateurs

L’accès à LABOxIA nécessite la création d’un compte et, le cas échéant, l’attribution de droits par un administrateur du Client.

Le Client est responsable de la gestion de ses utilisateurs, de leurs rôles, de leurs permissions, de la suppression des accès obsolètes et de la confidentialité des identifiants.

Le nombre d’utilisateurs inclus, les droits disponibles et les éventuels coûts additionnels par utilisateur dépendent de l’offre souscrite.

Toute utilisation du service depuis un compte utilisateur est réputée effectuée par le Client ou sous sa responsabilité, sauf preuve contraire.

9. Abonnements, durée et renouvellement

Les abonnements LABOxIA peuvent être mensuels, annuels, pluriannuels ou personnalisés selon l’offre souscrite.

La durée applicable est celle indiquée au moment de la commande, dans le devis, le bon de commande, l’espace client ou la facture.

Sauf stipulation contraire, l’abonnement se renouvelle automatiquement pour des périodes successives équivalentes à la période initiale.

Le Client peut demander la non-reconduction de son abonnement avant l’échéance selon les modalités prévues dans l’espace client, le devis ou le contrat applicable.

Toute période d’abonnement commencée est due en totalité, sauf stipulation contraire expresse ou disposition légale impérative contraire.

10. Crédits d’usage et Smartis

Certaines offres LABOxIA peuvent inclure ou facturer des crédits d’usage, appelés notamment Smartis.

Les Smartis constituent une unité interne de consommation permettant de mesurer certains usages, tels que les traitements IA, automatisations, analyses documentaires, extractions, générations, volumes de données ou actions spécifiques.

Les Smartis ne constituent ni une monnaie, ni un avoir bancaire, ni un instrument de paiement, ni une valeur remboursable en espèces.

Les règles de consommation, rechargement, expiration, report ou limitation des Smartis sont celles affichées dans l’offre, l’espace client, le devis ou la documentation LABOxIA au moment de la souscription.

Sauf mention contraire, les Smartis non utilisés à la fin d’une période contractuelle, d’un essai ou d’un abonnement ne sont ni remboursables ni transférables.

11. Prix

Les prix applicables sont ceux affichés sur le site smartisia.fr, dans l’espace client, sur la page tarifs, dans le devis ou dans le bon de commande accepté au jour de la souscription.

Sauf mention contraire, les prix sont indiqués hors taxes. Les taxes applicables, notamment la TVA, sont ajoutées selon la réglementation en vigueur.

Le Prestataire peut proposer des offres mensuelles, annuelles, par utilisateur, par volume, par crédit, par module, par pack métier ou sur devis.

Le Prestataire peut modifier ses prix à tout moment pour les nouvelles commandes. Pour les abonnements en cours, toute modification tarifaire substantielle est applicable à l’échéance suivante ou selon les conditions particulières acceptées par le Client.

Les remises, gestes commerciaux, périodes gratuites ou avantages ponctuels sont strictement personnels, non automatiques, non reconductibles et ne créent aucun droit acquis pour l’avenir.

12. Facturation et paiement

Les factures sont émises selon la périodicité prévue par l’offre souscrite : mensuelle, annuelle, à la commande, à l’activation, à l’échéance, à la consommation ou selon l’échéancier convenu.

Le paiement peut être effectué par carte bancaire, prélèvement, virement ou tout autre moyen accepté par le Prestataire.

Sauf délai particulier accepté par écrit, les factures sont payables comptant à réception ou à la date indiquée sur la facture.

Le Client est responsable du paiement de toutes les sommes dues au titre de son abonnement, des utilisateurs supplémentaires, modules additionnels, crédits d’usage, prestations complémentaires, frais d’installation, paramétrage, accompagnement ou formation commandés.

Aucune compensation, retenue, réduction ou suspension de paiement ne peut être pratiquée par le Client sans accord écrit préalable du Prestataire.

13. Retard de paiement

Tout retard de paiement entraîne automatiquement, sans rappel préalable, l’exigibilité de pénalités de retard calculées au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points de pourcentage, sauf taux différent indiqué sur la facture ou dans le contrat, dans les limites légales applicables.

En outre, tout Client professionnel en situation de retard de paiement est redevable de plein droit d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante euros par facture impayée.

Lorsque les frais de recouvrement réellement exposés sont supérieurs à cette indemnité forfaitaire, le Prestataire peut demander une indemnisation complémentaire sur justification.

Les sommes dues deviennent immédiatement exigibles en cas de retard, incident de paiement, rejet de prélèvement, défaut de provision ou comportement laissant craindre une insolvabilité du Client.

14. Suspension pour impayé

En cas de non-paiement total ou partiel à l’échéance, le Prestataire peut suspendre l’accès à tout ou partie de LABOxIA après information du Client restée sans effet pendant un délai raisonnable.

La suspension n’emporte pas résiliation du contrat et ne dispense pas le Client du paiement des sommes dues pendant la période concernée.

Le Prestataire peut également limiter certains usages, bloquer l’ajout de nouveaux utilisateurs, désactiver des modules, suspendre le support ou refuser toute nouvelle commande jusqu’à régularisation complète.

Les frais bancaires, frais de rejet, frais de relance ou frais de recouvrement exposés du fait du retard peuvent être facturés au Client dans les limites légales.

15. Activation et mise à disposition du service

LABOxIA est mis à disposition à distance, sous forme de service SaaS, après validation de la commande, création de l’espace client et, le cas échéant, paiement des sommes dues.

Les délais d’activation éventuellement communiqués sont indicatifs, sauf engagement écrit contraire.

Lorsque l’offre nécessite une configuration spécifique, un accompagnement, une importation de données, une formation ou une intégration, le Client s’engage à fournir dans les délais les informations, accès, documents et validations nécessaires.

Tout retard imputable au Client, à ses prestataires ou à ses systèmes internes ne peut engager la responsabilité du Prestataire.

16. Prestations complémentaires

Le Prestataire peut proposer des prestations complémentaires, notamment audit, paramétrage, accompagnement, création de processus personnalisés, assistance au déploiement, formation, support renforcé, intégration, automatisations spécifiques ou développement de modules dédiés.

Ces prestations font l’objet d’un devis, d’un bon de commande ou d’une proposition commerciale spécifique.

Sauf mention contraire, les livrables créés dans le cadre de prestations complémentaires sont fournis pour l’usage interne du Client dans LABOxIA. Les méthodes, composants, modèles, prompts, connecteurs, bibliothèques, architectures et savoir-faire réutilisables du Prestataire restent sa propriété.

Toute demande non prévue dans le devis initial peut faire l’objet d’une facturation complémentaire.

17. Support

Le Prestataire fournit un support selon les modalités prévues par l’offre souscrite, l’espace client ou le contrat applicable.

Le support porte sur l’usage normal de LABOxIA, les incidents techniques, l’accès au compte, les questions de fonctionnement et les demandes raisonnables relatives à la plateforme.

Le support ne comprend pas, sauf accord spécifique, le conseil juridique, fiscal, comptable, RH, réglementaire, métier, informatique avancé, cybersécurité, migration de données complexe ou développement sur mesure.

Les délais de réponse éventuellement communiqués sont indicatifs, sauf engagement de niveau de service expressément accepté par écrit.

18. Disponibilité, maintenance et évolution

Le Prestataire met en œuvre des moyens raisonnables pour assurer l’accessibilité et le bon fonctionnement de LABOxIA.

Le Client reconnaît que le service peut être temporairement indisponible en raison de maintenance, mise à jour, incident technique, cyberattaque, défaillance d’un hébergeur, défaillance d’un prestataire tiers, surcharge, panne réseau, force majeure ou nécessité de sécurité.

Le Prestataire peut faire évoluer LABOxIA, ajouter, modifier, suspendre ou retirer des fonctionnalités, dès lors que ces évolutions ne privent pas le Client de l’objet essentiel de l’offre souscrite, sauf contrainte légale, technique, de sécurité ou arrêt d’un service tiers.

Sauf contrat de niveau de service spécifique, le Prestataire ne garantit pas une disponibilité permanente ou ininterrompue.

19. Obligations du Client

Le Client s’engage à utiliser LABOxIA conformément aux CGU, aux présentes CGV, aux lois applicables et à sa finalité professionnelle.

Le Client est responsable de ses données, documents, utilisateurs, rôles, droits, paramétrages, validations, processus, automatisations, déclencheurs, décisions internes et usages de l’IA.

Le Client s’interdit notamment de détourner LABOxIA de sa finalité, de porter atteinte à sa sécurité, de tenter d’accéder aux données d’un tiers, d’introduire un logiciel malveillant, de contourner les limitations contractuelles, de traiter des données illicites ou de produire des contenus frauduleux.

Le Client doit vérifier que ses usages de LABOxIA sont compatibles avec ses obligations professionnelles, contractuelles, réglementaires, sociales, fiscales, comptables, sectorielles et de protection des données.

20. Intelligence artificielle et contrôle humain

LABOxIA intègre des fonctionnalités d’intelligence artificielle destinées à assister le Client dans la structuration, l’analyse, la génération, l’extraction ou l’automatisation de certains éléments métier.

Les résultats produits par IA peuvent contenir des erreurs, omissions, approximations, incohérences, interprétations inexactes ou informations incomplètes.

Le Client s’engage à maintenir un contrôle humain approprié sur les résultats IA, notamment avant toute décision engageante, validation contractuelle, décision financière, analyse juridique, action RH, production comptable, réponse client ou automatisation sensible.

LABOxIA ne se substitue pas à un professionnel qualifié, à un avocat, expert-comptable, commissaire aux comptes, médecin, ingénieur, bureau d’études, DPO, responsable sécurité ou tout autre expert réglementé.

Le Client demeure seul responsable des décisions prises à partir des suggestions, analyses, réponses, processus ou automatisations générés par LABOxIA.

21. Données, confidentialité et RGPD

Le Client reste propriétaire de ses Données Client. Le Prestataire ne les utilise que pour fournir, sécuriser, maintenir, améliorer et administrer le service, dans les conditions prévues par les documents contractuels applicables.

Lorsque LABOxIA traite des données personnelles pour le compte du Client, le Client agit en principe comme responsable de traitement et le Prestataire comme sous-traitant au sens du RGPD.

Les modalités détaillées de traitement des données personnelles sont définies dans la Politique de confidentialité et, lorsque applicable, dans l’Annexe RGPD ou accord de traitement des données.

Chaque partie s’engage à préserver la confidentialité des informations non publiques reçues de l’autre partie, notamment les informations commerciales, techniques, financières, stratégiques, documents métier, processus internes et données professionnelles.

Le Client s’interdit de déposer dans LABOxIA des données sensibles ou hautement réglementées sans s’être assuré au préalable de la licéité, de la proportionnalité et de la conformité du traitement.

22. Propriété intellectuelle

LABOxIA, Smartisia, la plateforme, les interfaces, marques, logos, textes, éléments graphiques, architectures, codes, modèles, bibliothèques, méthodes, prompts systèmes, composants, documentations et savoir-faire sont protégés par les droits de propriété intellectuelle.

Le Client bénéficie uniquement d’un droit personnel, non exclusif, non transférable et temporaire d’utilisation de LABOxIA pendant la durée de son abonnement ou de son accès autorisé.

Le Client s’interdit de copier, reproduire, adapter, décompiler, désassembler, revendre, louer, sous-licencier, mettre à disposition, créer un service concurrent à partir de LABOxIA ou extraire substantiellement ses contenus, sauf autorisation écrite préalable.

Les processus créés par le Client pour son organisation lui appartiennent en tant que configurations métier propres, sous réserve des composants, modèles, méthodes, bibliothèques et éléments techniques appartenant au Prestataire.

23. Services tiers et connecteurs

LABOxIA peut intégrer ou utiliser des services tiers, notamment hébergement, stockage, IA, OCR, messagerie, email, outils collaboratifs, paiement, API ou connecteurs.

L’utilisation de ces services tiers peut être soumise aux conditions de leurs éditeurs respectifs.

Le Prestataire ne peut être tenu responsable des interruptions, limitations, modifications, suppressions, erreurs, failles, coûts ou incompatibilités provenant d’un service tiers indépendant de sa volonté.

Lorsque le Client connecte LABOxIA à un service tiers, il garantit disposer des droits, autorisations et bases légales nécessaires.

24. Références commerciales

Sauf opposition écrite du Client, le Prestataire peut mentionner le nom commercial, la dénomination sociale et le logo du Client comme référence commerciale, uniquement dans un cadre raisonnable et professionnel.

Le Client peut s’opposer à cette utilisation à tout moment par simple demande écrite. Le Prestataire cessera alors tout nouvel usage dans un délai raisonnable, hors supports déjà imprimés ou campagnes déjà lancées.

25. Résiliation

Le Client peut résilier ou ne pas renouveler son abonnement selon les modalités prévues dans l’offre, l’espace client, le devis ou le contrat applicable.

Pour les abonnements sans engagement, la résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours. Pour les abonnements avec engagement, les sommes dues jusqu’au terme restent exigibles.

Le Prestataire peut résilier le contrat de plein droit en cas de manquement grave du Client non corrigé dans un délai raisonnable après notification, notamment impayé persistant, usage illicite, atteinte à la sécurité, violation de propriété intellectuelle, traitement de données interdit ou comportement frauduleux.

En cas de manquement présentant un risque immédiat pour la sécurité, la confidentialité, les données, les utilisateurs ou les droits de tiers, le Prestataire peut suspendre l’accès sans préavis avant résiliation éventuelle.

26. Effets de la fin du contrat

À la fin du contrat, le droit d’accès du Client à LABOxIA prend fin, sauf période de réversibilité ou accès limité prévu par l’offre ou accepté par le Prestataire.

Le Client est invité à exporter ses données utiles avant la fin de son abonnement, selon les fonctionnalités disponibles.

Après la fin du contrat, les données peuvent être supprimées, anonymisées ou conservées temporairement pour les seuls besoins de réversibilité, preuve, sécurité, obligations légales ou comptables.

Les crédits, Smartis, périodes gratuites, remises et avantages non consommés à la date de fin du contrat ne donnent lieu à aucun remboursement, sauf stipulation contraire expresse.

27. Garantie et responsabilité

Le Prestataire est tenu à une obligation de moyens. Il ne garantit pas que LABOxIA sera exempt d’erreur, parfaitement adapté à tous les besoins du Client, ininterrompu ou compatible avec tous les systèmes, usages ou contraintes internes du Client.

Le Prestataire ne saurait être responsable des dommages résultant d’un mauvais paramétrage, d’une erreur de saisie, d’une décision prise sans contrôle humain, d’une donnée erronée transmise par le Client, d’un usage non conforme, d’un défaut de sécurité interne du Client, d’un service tiers ou d’un événement de force majeure.

Sont exclus, dans les limites permises par la loi, les dommages indirects tels que pertes d’exploitation, pertes de chiffre d’affaires, pertes de marge, pertes de chance, atteinte à l’image, préjudice commercial, coûts de remplacement, perte de données imputable au Client ou interruption d’activité.

Lorsque la responsabilité du Prestataire est engagée, elle est limitée aux dommages directs, certains et prouvés. Sauf faute lourde, faute dolosive ou disposition légale impérative contraire, le montant total de responsabilité du Prestataire est plafonné au montant effectivement payé par le Client au titre des trois derniers mois d’abonnement précédant le fait générateur du dommage.

Le Client garantit le Prestataire contre toute réclamation, sanction, demande ou condamnation résultant d’un usage illicite ou non conforme de LABOxIA par le Client, ses utilisateurs ou ses prestataires.

28. Force majeure

Aucune partie ne peut être tenue responsable d’un manquement résultant d’un cas de force majeure au sens du droit français.

Peuvent notamment constituer des cas de force majeure, selon les circonstances : catastrophe naturelle, cyclone, incendie, inondation, guerre, émeute, grève extérieure, coupure massive d’électricité, panne générale d’internet, cyberattaque d’ampleur, défaillance majeure d’un prestataire essentiel, décision administrative ou événement imprévisible, irrésistible et extérieur empêchant l’exécution normale du contrat.

La partie affectée informe l’autre partie dans un délai raisonnable et fait ses meilleurs efforts pour limiter les conséquences de l’événement.

29. Dispositions générales

Le fait pour l’une des parties de ne pas se prévaloir d’une clause des présentes CGV ne vaut pas renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

Si une clause est déclarée nulle, inapplicable ou non écrite, les autres clauses demeurent pleinement applicables.

Le Prestataire peut céder, transférer ou apporter tout ou partie du contrat, de LABOxIA ou de son activité à une société affiliée, successeur, acquéreur, partenaire ou entité reprenant l’activité, sous réserve de préserver les droits essentiels du Client.

Le Client ne peut céder son contrat, ses accès ou son abonnement à un tiers sans accord écrit préalable du Prestataire.

Les présentes CGV peuvent être modifiées à tout moment. La version applicable est celle acceptée lors de la commande, du renouvellement ou de la poursuite d’utilisation du service après information raisonnable du Client en cas de modification substantielle.

30. Droit applicable et litiges

Les présentes CGV sont soumises au droit français.

En cas de difficulté, les parties s’efforcent de rechercher une solution amiable avant toute action contentieuse.

À défaut d’accord amiable dans un délai raisonnable, tout litige relatif à la formation, l’interprétation, l’exécution, la résiliation ou la validité des présentes CGV relève de la compétence des juridictions compétentes du ressort du siège social du Prestataire, sauf règle impérative contraire.

Les présentes CGV sont rédigées en langue française. En cas de traduction, seule la version française fait foi.

Mentions finales

Fin des Conditions Générales de Vente LABOxIA by Smartisia

Les présentes CGV encadrent les commandes, abonnements, essais, prestations et services liés à LABOxIA by Smartisia.

Les informations légales du Prestataire sont celles figurant dans les mentions légales du site smartisia.fr au jour de la commande. Les prix et offres applicables sont ceux affichés sur le site, dans l’espace client, le devis ou le bon de commande accepté.

Ces CGV sont prévues pour une relation B2B. Elles ne sont pas destinées à encadrer une vente à un consommateur particulier.

Le Client reconnaît avoir pris connaissance des présentes CGV avant toute souscription, commande, activation d’offre ou paiement.

L’acceptation peut résulter d’une case à cocher, d’une signature, d’un paiement, de l’acceptation d’un devis, de l’activation d’une offre ou de l’utilisation effective de LABOxIA.